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As empresas que reembolsam os funcionários por despesas com internet e energia elétrica no home office podem excluir esses custos da base de cálculo das contribuições previdenciárias e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Essa é a interpretação da própria Receita Federal, expressa na Solução de Consulta nº 63 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), que orienta os fiscais do país. Trata-se da primeira manifestação da Receita Federal sobre a tributação de insumos para o teletrabalho – o que pode ultrapassar 30% do montante pago. Apesar da boa notícia para os empregadores, o desafio, segundo tributaristas, será como comprovar a finalidade dos valores recebidos pelos empregados.

A solução de consulta foi proposta por uma empresa que atua na fabricação de refrigerantes e refrescos e no comércio atacadista de bebidas. Por causa da pandemia da covid-19, adotou o regime integral de home office para alguns dos empregados. A empresa questionou a Receita por causa do pagamento de uma ajuda de custo mensal, em valor fixo apurado com base na média de gastos, para ajudar os funcionários com as despesas de internet e energia elétrica durante o expediente de trabalho. Alega que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê expressamente que ajudas de custo, ainda que habituais, não constituem base de cálculo para a incidência de encargos trabalhistas e previdenciários. Na solução de consulta, a Receita afirma que, pelo contexto apresentado pela empresa, os valores pagos aos empregados deixarão de ser devidos se o trabalhador voltar ao trabalho presencial. Portanto, diz o órgão, seriam ganhos eventuais, com caráter indenizatório. Não integram a remuneração pelo trabalho.

A Receita ainda destaca que, conforme a Lei nº 8.212, de 1991, valores recebidos a título de ganhos eventuais devem ser excluídos da base de cálculo das contribuições previdenciárias. Porém, para a caracterização do aspecto indenizatório do ressarcimento, o Fisco exige documentos. De acordo com a solução de consulta, para a comprovação da inexistência de acréscimo patrimonial é necessário que o beneficiário comprove, por meio de “documentação hábil e idônea”, que os valores foram pagos pelo empregado. A interpretação do Fisco afasta também a incidência do IRRF sobre os valores pagos. Além disso, há impacto na apuração do IRPJ pela empregadora. Segundo a solução de consulta, a ajuda de custo para os trabalhadores pode ser considerada despesa operacional, que é dedutível do lucro real – base de cálculo do IRPJ. De acordo com Alessandro Cardoso, sócio do escritório Rolim Advogados, o assunto é muito importante para as empresas, especialmente depois da pandemia, e elas têm feito consultas sobre o tema.

O advogado reforça que, antes da pandemia, a reforma trabalhista regulamentou o teletrabalho e a forma de reembolso da estrutura necessária para o trabalho remoto. A responsabilidade por arcar com tais custos seria do empregador e isso não constituiria remuneração. Contudo, para o advogado, a Receita Federal deixou de responder a principal dúvida da empresa, que é se a ajuda de custo poderia ser paga em valor fixo ou percentual da fatura de energia e internet do funcionário. “Ela respondeu que o beneficiário precisa comprovar por documentação hábil, sem dizer qual métrica pode ser usada”, diz. A forma de comprovação das despesas é outra preocupação dos advogados tributaristas. Para Thais Shingai, sócia do Mannrich e Vasconcelos Advogados, não ficou claro se a empresa precisa pedir as faturas de internet e energia elétrica de todos os empregados. “A empresa perguntou, mas a Receita respondeu genericamente”, afirma. “Quando pensamos em uma empresa com poucos empregados é relativamente tranquilo fazer essa comprovação, mas em empresas maiores é inviável fazer o controle empregado a empregado”, diz Thais. “O mais usual é pagar um valor fixo com base na média de gastos”, acrescenta. A advogada destaca que apesar de alterações na CLT sobre teletrabalho pela reforma trabalhista, a Lei Previdenciária (nº 8212, de 1991) não foi alterada e só menciona algumas ajudas de custo específicas, como em caso de mudança de local de trabalho.

Contudo, o conceito de ajuda de custo, segundo Thais, é de tudo que é pago quando a empresa faz alteração contratual que gera gasto novo ao empregado. Ante o desafio de comprovar tais despesas com internet e energia elétrica, o advogado Pedro Ackel, sócio do escritório W Faria, afirma que algumas empresas já decidiram contratar laudos para evidenciar a média de gastos. E têm pedido, segundo ele, uma divisão por diferentes setores da companhia. Isso porque, diz o advogado, em alguns departamentos o consumo de internet ou telefonia é muito maior do que em outros setores dentro da mesma empresa. Já para o advogado Fabio Medeiros, sócio do escritório Lobo de Rizzo, a solução de consulta gera mais incerteza que soluções. Ele aponta que o texto faz uma confusão ao responder sobre “reembolso” quando a empresa perguntou sobre “ajuda de custo”.

Medeiros explica que, na ajuda de custo o empregador paga um valor e o empregado gasta. No reembolso, o empregado tem que apresentar uma espécie de prestação de contas com comprovantes das despesas, o empregador avalia e paga de volta – o que torna o procedimento mais complexo para a empresa. Ainda segundo Medeiros, chama a atenção que a Receita tenha fundamentado que tais valores seriam ganhos eventuais do trabalhador, mas os pagamentos pela empregadora sejam habituais. “Não seria precisamente esse o conceito”, diz.